Con la firma de dicho Convenio, el Ayuntamiento de Burlada deposita y cede el uso a la Dirección General de Cultura-Institución Príncipe de Viana de los documentos anteriores a 1950, al efecto de que sean custodiados por el Archivo Real y General de Navarra, quien velará para proteger la titularidad de los documentos objeto de depósito que seguirán siendo del Ayuntamiento de Burlada. La cesión se hace por un plazo máximo de 8 años, si ninguna de las dos partes denuncia dicho convenio con antelación.

Dicha cesión facilitará a su vez, la consulta por la ciudadanía.

En la misma sesión plenaria, se aprobó inicialmente el reglamento del servicio de archivo municipal del Ayuntamiento de Burlada a fin de garantizar el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión organización, conservación y difusión de los documentos generados y recibidos, tal y como regula la Ley Foral de Archivos y Documentos.

ANTECEDENTES:

La crecida del rio Arga a su paso por Burlada en diciembre de 2021, dejó alrededor de 3.000 cajas del archivo municipal bajo el agua.

En aquel momento, los fondos documentales del archivo municipal de Burlada estaban ubicados en las plantas menos 1 y menos 2 de la casa consistorial. La documentación de la planta menos 2 se inundó en su totalidad y en la planta menos 1 el agua llegó hasta cierta altura, por lo que pudieron ser rescatadas cajas mojadas, semi-mojadas y también secas.

En la planta-1 se encontraba parte de la documentación inventariada en 1990 y mucha documentación pendiente de tratamiento. En la planta -2 la documentación organizada desde entonces hasta la última intervención técnica en 2018.

Por suerte, en dicha inundación no se vieron afectados los archivos intermedios[1], y tampoco los archivos de oficina o los libros de actas.

Dichos trabajos de salvamento consistieron en, primer lugar en priorizar la documentación objeto del salvamento, ya que era imposible salvar todas las cajas en un corto período de tiempo antes de que comenzase a salir moho. Mientras una parte del personal realizaba tareas de priorización en la oficina, otras personas se dedicaron a sacar las cajas de los depósitos inundados mediante una cadena de trabajo para ser instaladas en cestas de plásticos (tipo barcas de fruta) y evitar que se deshicieran. De esta manera las cajas secas se llevaron a una instalación municipal fuera del edificio consistorial y las cajas semihúmedas se orearon en el frontón Askatasuna preparado “exprofeso” para dicho fin.

Las cajas mojadas se envolvieron en plástico, se rotularon con un número currens hasta la 1665 para su control, se anotó someramente su contenido y se trasladaron a una empresa para ser sometidas a un proceso de congelado y posterior liofilización, donde también se encargaron de limpiar algunas de ellas.

Así mismo, se identificaron y relacionaron las cajas inventariadas que se guardaban en el depósito intermedio del Departamento de Urbanismo y que, por lo tanto, no habían sufrido ningún daño.

Durante todo este proceso se mantuvieron reuniones constantes de coordinación para mantener el control sobre la documentación, mojada o no (propuestas de catas para la restauración, listados de la documentación inventariada, conteos, listados de cajas mojadas por número o código, etc).

Una vez finalizado dicho proceso y con el asesoramiento de Isabel Gil-Robles de Cartae, se llevó a cabo un proceso de licitación para contratar los trabajos de recuperación de la documentación dañada que se encontraba congelada tras la inundación sufrida en diciembre de 2021. Los trabajos consistieron en primer lugar en la liofilización de la documentación, y a continuación en la limpieza, desinfección y estabilización de los documentos y, por último, en el reacondicionamiento de las unidades documentales en nuevas cajas de archivo manteniendo la descripción y numeración de la misma. La empresa POLYGON FRANCE fue la empresa adjudicataria en mayo de 2023 que se encargó del proceso que tuvo una duración de prácticamente un año.

La liofilización es un proceso de secado que elimina el agua de un material congelado mediante su sublimación, es decir que evapora el agua sin pasar por la fase líquida evitando los deterioros físicos y biológicos derivados de su exposición a la humedad.

De manera paralela y una vez valoradas todas las posibles opciones por la empresa Cartae, el Ayuntamiento, tomó la decisión de instalar provisionalmente la documentación conservada en una ubicación distinta a la del Ayuntamiento.

Dicho espacio fue habilitado como depósito documental y, después de las obras necesarias, se instaló el mobiliario adecuado. A este depósito se llevaron las cajas liofilizadas desde su ubicación temporal, en la empresa Atecna, en palés.

En dichos palés se habían colocado las cajas separando las que se habían limpiado de las que todavía permanecían sucias. También se habían separado las que se conocían como “archivo histórico” esto es, las 70 cajas que contenían documentación más antigua.

El 16 de octubre de 2024 Virginia García Miguel inició las labores de recuperación de la información del contenido de las cajas mediante la descripción informatizada en una base de datos que se modificó para adaptarla a las circunstancias de los fondos.

En la actualidad los trabajos de identificación y asociación de la documentación inventariada, y de la descripción de la no inventariada, están ya finalizados.

Está previsto que, en breve, la documentación anterior a 1950 se deposite en el Archivo General de Navarra y se plantea, a su vez, la posibilidad de acometer labores de difusión con acciones educativas y divulgativas.

Es la primera vez que un archivo municipal que tras haber sufrido un desastre de estas proporciones, ha podido ser recuperado en un porcentaje tan elevado y la documentación se encuentre en tan buenas condiciones, gracias, sin duda, a la colaboración y al trabajo de todas las partes implicadas.

En la actualidad el archivo municipal se compone de 209 libros y 3853 cajas (3770 cajas del archivo, 41 cajas de formato especial y 42 del denominado archivo histórico).

En Burlada, 26 de febrero de 2026